Had je één miljoen, wat zou jij dan doen? De UGent kreeg de kans niet erover te dromen, er moesten namelijk examens georganiseerd worden in Flanders Expo.
Om tijdens de coronapandemie toch nog fysieke examens te kunnen organiseren, moest de Universiteit Gent naar ongewone oplossingen grijpen. De locatie waar tegenwoordig veruit de meeste 'on campus' examens plaatsvinden is Flanders Expo: in januari werden hier 116.000 examens afgelegd op een totaal van 200.000. Het gebruik van de Expo komt echter met een prijskaartje en, zoals we van onze vrienden bij Gamestop geleerd hebben, durft de grootte van dat prijskaartje wel eens te fluctueren. In juni vorig jaar betaalde de universiteit 486.000 euro, terwijl ze voor de herkansingsperiode in augustus met 335.000 euro een stuk minder neertelde. In januari zakten de kosten nog een beetje tot 333.000 euro. Hoe kan dat?
Wat kost wat?
"In juni ontsmetten we na elke examensessie drie keer per dag de volledige hal", verklaart Jeroen Vanden Berghe, de logistiek beheerder van de UGent. "In de herkansingsperiode deden we dat ook nog, maar in januari niet meer. Het advies van onze experten luidde dat de maatregelen die we al namen, zoals mondmaskers en handhygiëne, voldoende waren."Het verschil tussen juni en augustus heeft een heel eenvoudige verklaring: in augustus is de examenperiode een week korter. In januari hebben we betere voorwaarden gekregen van Easy Fairs, het bedrijf dat Flanders Expo uitbaat. We hebben altijd minder betaald dan een gewoon evenement, zoals een concert of een massacantus, maar in juni hield Easy Fairs nog een slag om de arm omdat er veel onduidelijkheid was over de evenementen in de zomer. Dit academiejaar was het wel een stuk duidelijker dat er geen andere potentiële huurders waren die meer zouden betalen, daarom hebben we nog iets beter kunnen onderhandelen. In januari dreef de verwarming de kosten wel weer op."
"De huur van de expohallen is niet de grootste uitgave"
De huur van de expohallen zelf is overigens niet de grootste uitgave: een lege hal, zonder verlichting, verwarming, sanitaire voorzieningen of computerverbinding, staat in voor ongeveer twintig procent van de kosten. Daarnaast moet de UGent ook betalen voor de mondmaskers en handgel om de examens veilig te laten verlopen. Het spreekt voor zich dat de examenorganisatie in Flanders Expo veel personeel vergt. Omdat alles heel nieuw was voor zowel studenten als lesgevers waren er tijdens de examenperiode in de zomer tachtig medewerkers nodig per instroommoment als alle hallen vol zaten. Tijdens de examenperiode in januari waren studenten al vertrouwd met de maatregelen en daarom werd het aantal medewerkers gehalveerd ten opzichte van juni. Toen waren er 33 medewerkers aanwezig per instroommoment. Vooral de medewerkers van de studentenresto's waren in groten getale aanwezig op de expo. "De afhaal-modus waarin de resto's werken vergt minder personeel en daarom konden veel medewerkers worden ingezet bij de begeleiding van de examens. We hebben dus geen extra personeel moeten aanwerven," vertelt Vanden Berghe.
De UGent richting bankroet of toch niet?
De bovenstaande bedragen zijn duizelingwekkend. "Het zijn serieuze bedragen", geeft Vanden Berghe toe. De bedragen betaald voor de organisatie van de examens in Flanders Expo zijn echter maar een deel van het verhaal. "Tijdens de coronaperiode is vooral veel geld naar onderwijs gegaan, zoals naar de organisatie voor de examens, de Study-OO's en upgrades van de IT-platformen. We kregen de mogelijkheid om een raming van de kosten te maken voor 2020 en de Vlaamse regering heeft hier een bedrag tegenover geplaatst. Voor de UGent kwam de compensatie neer op 4,6 miljoen euro en hiermee zijn de onverwachte uitgaven bijna volledig gedekt. Voor de begroting betekent deze kost dus weinig aangezien deze niet jaarlijks zal terugkomen. Uiteraard hebben sommige uitgaven niet plaatsgevonden: er werd bijvoorbeeld niet gereisd en er vonden weinig evenementen plaats."
De kosten zijn niet min, maar Vanden Berghe benadrukt dat de investering het echt wel waard is: "Veel professoren zouden willen dat de examens altijd zo verlopen. Ze worden immers verwend: bij aankomst in de hal staat alles klaar. Toezicht houden is ook heel makkelijk in een ordelijke ruimte als Flanders Expo. Ze beseffen natuurlijk wel dat het een beetje te prijzig is om de examens altijd zo te organiseren. Ook van studenten kregen we veel positieve reacties op de examenorganisatie in Flanders Expo."
"Deze kost betekent weinig voor de begroting"
"Ten slotte kreeg ik heel veel energie door de discipline die studenten toonden tijdens de examens en hun reacties op ons personeel. Als je op sociale media studenten de toiletmevrouw ziet bedanken voor de succeswensen voor ieder examen, is dat hartverwarmend. Het is fijn om te merken dat je iets betekent voor studenten."
Reactie toevoegen